Herausforderungen und Erfolgsfaktoren im Projekt Management

Der Projektleitung wird eine Führungsaufgabe mit Verantwortung übertragen – doch fehlen ihm dafür die nötigen Kompetenzen – eine Situation mit Auswirkungen auf den Erfolg.

Denn Projektleiter sind gezwungen sich kooperativ zu verhalten und haben in den meisten Fällen keine disziplinarischen Möglichkeiten.

Die Unternehmen müssen sich über die grundlegenden Herausforderungen und Fallstricke im Klaren sein.

Hohe Erwartungen, Zeitdruck, suboptimale Auswahlverfahren, wenig Spielraum der Projektleitung für die Wahl und Bestimmung der Projektteilnehmer – die Probleme sind oft vorprogrammiert.

Tatsache ist, dass rund die Hälfte der Projekte eine durchschnittliche Budget Überschreitung von 180% aufweisen und für den Abschluss doppelt so viel Zeit benötigt wurde. 30% der Projekte werden gestoppt oder storniert. Lediglich 15-20% können als erfolgreich klassifiziert werden.

Dies liegt meistens nicht an fehlende Fach- oder Detailkenntnisse.

Man könnte denken es würde nicht gut geplant – tatsächlich wird zu viel geplant und mit den falschen Teilnehmern gearbeitet. Oft sind es zwischenmenschliche Probleme. Interne Fachspezialisten sind keine idealen Projektleiter.

Mitarbeiter wollen Fortschritt – aber mögen keine Veränderung – dies bewirkt Verunsicherung und Ängste.

Die klassischen Fallstricke im Projekt Management

Verzicht auf externe Ressourcen – Einsatz eines internen Fachspezialisten als Projektleiter

zu viele Parteien & Projektteilnehmer, Zeitverschwendung mit überdimensionierten Meetings

geringfügige Entscheidungskompetenzen der Projektleitung – Mangel an Disziplinarischen Kompetenzen

unrealistische Ressourcenplanung (Budget)

mangelnde Unterstützung => fehlende Kommunikation

Bedeutung des Projekts wird nicht erkannt

fehlender Wissenstransfer, fehlende Orientierungshilfen – Projekt Guidelines

zu Beginn zu hohe Ansprüche & zu komplexe Formulierung der Anforderungen

Unterschätzung der Komplexität, Implikationen und Berührungspunkte

mangelnde Wertschätzung an die Teilnehmer

Überbelastung, Doppelbelastung – Beeinträchtigung des Tagesgeschäfts

Menschliches Verhalten – Zwischenmenschliche Konflikte – Fehler nicht einsehen können

Partikular Interessen

Geschäftspolitik und Interessenkonflikte

Unternehmenskultur

langwierige Entscheidungswege und komplexe Strukturen

Überplanung & Ineffizienz

Lösungen im Projektmanagement

Schritt für Schritt ausprobieren, neu beurteilen und revidieren statt zu viel zu planen.

Denn die besten Lösungen ergeben sich im Verlauf der gewonnen Erkenntnisse.

Früh mit Beispielen und Modellen arbeiten und mit IT Prototyping beginnen – enge Zusammenarbeit mit Endbenutzern ist entscheidend.

Kleine Teams mit klarer Trennung der beiden Rollen – der Führung und die Fachspezialisten mit Fachkompetenz.

Fehler und Fehleinschätzungen sollten schnell erkannt werden. Entscheidungen müssen revidiert werden.

Anpassungen und Richtungswechsel dürfen nicht als persönliches Scheitern gelten. Denn sie sind wichtige Orientierungspunkte für Optimierungen.

Um interne Zielkonflikte zu vermeiden, sollte die Projektleitung extern beauftragt werden oder zumindest ein Projekt Coaching in Betracht gezogen werden.